Il passo principale nella pianificazione di un evento, oltre alla scelta della location, è quello di creare un palco adatto ad ogni esigenza.
In una città artistica come Roma non sarà difficile ricreare un panorama leggero ma allo stesso tempo eclatante. In questi casi sarà necessario mantenere una sorta di coerenza nei preparativi rispetto al tema dell’evento. Ad esempio, se l’intenzione è quella di proporre un dress code uguale per tutti o comunque a tema, sarà opportuno allestire anche la sala e il palco allo stesso modo, giocando sui colori e gli ornamenti.

Illuminazione: un passo fondamentale

Il light design è una tappa fondamentale per rendere spettacolare ogni singolo evento.
La cosa migliore da fare è affidarsi a dei professionisti al fine di utilizzare le luci in modo consapevole, così da valorizzare tutti i dettagli presenti nel palco, anche quelli meno significativi o evidenti.
Se invece non si ha la possibilità di richiedere l’aiuto di esperti nel settore, è comunque consigliato seguire alcune linee guida per il posizionamento delle luci. L’obiettivo del panorama che si andrà a creare deve essere quello di far restare a bocca aperta chiunque lo guardi, infatti un’illuminazione corretta e creativa può rendere attraente qualsiasi location.
I colori giocano un ruolo fondamentale perché faranno da cornice al tema dell’evento, e dovranno essere in linea con gli arredi del palco. Un’atmosfera elegante e romantica richiederà colori caldi in grado di creare un ambiente rilassante e accogliente. A differenza per un evento più movimentato è necessario puntare a delle luci a led o comunque a colorazioni più audaci e accese dal punto di vista ottico – scenografico.

A chi è rivolto l’evento?

Bisogna aver ben chiaro chi parteciperà all’evento, in che fascia d’età rientrano gli invitati e quali saranno di conseguenza le loro esigenze.
Essere a conoscenza di questo criterio aiuterà l’organizzatore ad allestire un palco per un evento top a Roma, in quanto potrà arricchire la location in base ai target e alle aspettative dei partecipanti.
Un consiglio fondamentale è quello di non andare alla cieca, e di non basarsi solo sui gusti personali.
Soprattutto in una grande città come Roma l’importante è studiare nel minimo dettaglio ogni scelta, infatti è noto a tutti come nelle metropolitane sia pieno di eventi di ogni genere, perciò cadere nel banale risulta essere fin troppo facile. Per questo motivo rispondere e assecondare le esigenze dei partecipanti è così importante. Infatti i più giovani avranno gusti diversi e preferiranno un catering più ordinario rispetto a chi con più anni di esperienza avrà raffinato i suoi gusti.

Gli inviti<h/2>

Per organizzare un evento memorabile bisogna pensare anche agli inviti.
Qui si può spaziare dal semplice al personalizzato in tutte le sue sfaccettature, per invogliare e incuriosire le persone, si potrebbe mettere uno sfondo avente qualcosa di tipico del luogo o della città in cui si svolgerà l’evento. Roma ad esempio ha una lista infinita di panorami e luoghi d’arte da cui creare qualcosa di veramente scenico.
Oltre allo sfondo nel biglietto bisognerà includere alcuni elementi essenziali per la buona riuscita dell’evento, tra cui:

• Data e ora
• Dress code, se previsto dall’organizzatore
• Informazioni sulla location e su come arrivarci
• Chiedere conferma o meno della partecipazione

In caso di mancanza di posto auto sarebbe giusto comunicarlo all’interno dell’invito, in modo da permettere agli invitati di organizzarsi al meglio.
Ancora più consigliato sarebbe proporre una soluzione alternativa al parcheggio.